Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Správce dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme zkušeného a pečlivého správce dokumentů, který se připojí k našemu týmu a bude zodpovědný za efektivní správu, organizaci a archivaci všech firemních dokumentů. Tato role je klíčová pro zajištění souladu s interními politikami i externími předpisy a pro podporu hladkého chodu administrativních procesů v celé organizaci.
Správce dokumentů bude úzce spolupracovat s různými odděleními, aby zajistil, že všechny dokumenty jsou správně klasifikovány, uloženy a snadno dostupné oprávněným osobám. Bude také odpovědný za implementaci a údržbu systémů pro správu dokumentů (DMS), školení zaměstnanců v oblasti správného zacházení s dokumenty a pravidelné provádění auditů dokumentace.
Ideální kandidát má zkušenosti s prací v administrativě, výborné organizační schopnosti, smysl pro detail a schopnost pracovat s důvěrnými informacemi. Znalost legislativy týkající se ochrany osobních údajů a archivace dokumentů je velkou výhodou.
Tato pozice nabízí příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde je kladen důraz na přesnost, efektivitu a důvěrnost. Pokud máte zájem o práci, která má přímý dopad na fungování celé organizace a rádi pracujete s dokumenty a informacemi, tato pozice je pro vás ideální.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a organizace fyzických i digitálních dokumentů
- Zajištění souladu s interními a externími předpisy
- Implementace a údržba systému pro správu dokumentů (DMS)
- Spolupráce s ostatními odděleními při správě dokumentace
- Školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů
- Provádění pravidelných auditů dokumentace
- Zajištění bezpečného uložení důvěrných informací
- Archivace a skartace dokumentů dle platné legislativy
- Vytváření a aktualizace směrnic pro správu dokumentů
- Podpora při přípravě dokumentace pro kontroly a audity
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ nebo VŠ vzdělání, ideálně v oblasti administrativy nebo informačního managementu
- Zkušenosti se správou dokumentů nebo administrativní činností
- Znalost práce s dokumentačními systémy (např. SharePoint, M-Files)
- Výborné organizační schopnosti a smysl pro detail
- Schopnost pracovat s důvěrnými informacemi
- Znalost legislativy týkající se ochrany osobních údajů (např. GDPR)
- Dobré komunikační schopnosti
- Samostatnost a zodpovědnost
- Znalost práce s MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Schopnost pracovat pod tlakem a dodržovat termíny
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentů?
- Pracoval/a jste někdy se systémem pro správu dokumentů? Kterým?
- Jak byste zajistil/a bezpečnost důvěrných dokumentů?
- Jaké metody používáte pro efektivní organizaci dokumentace?
- Jaké máte zkušenosti s legislativou týkající se archivace a ochrany dat?
- Jak byste postupoval/a při školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s termíny?
- Jaké nástroje používáte pro sledování a audit dokumentace?
- Jak byste řešil/a nesrovnalosti v dokumentaci?
- Jaké jsou vaše silné stránky v oblasti administrativy?
